Výberové konania, ktorých sme sa v minulosti mali možnosť zúčastniť pre spoločnosti rôznych veľkostí, nám vždy ukázali, že spoločným menovateľom týchto výberových konaní bola vždy absurdita a výsledok nikdy nebol pre verejného obstarávateľa dobrý.
V tomto článku sme sa rozhodli zamyslieť nad našimi skúsenosťami poskytovateľa služieb, ktorému úprimne záleží na tom, aby odvádzal pre zákazníka poctivú prácu na čo najvyššej úrovni, identifikovať časté chyby a načrtnúť možné spôsoby, ako k takémuto tendru pristupovať a podporiť ho logickými argumentmi. To všetko zrozumiteľným spôsobom – v jazyku zákazníka.
Prečo sú verejné súťaže v našom sektore neúspešné?
Verejné súťaže sú pre spoločnosti a inštitúcie vynikajúcim nástrojom na rozhodovanie, ktorú možnosť si vybrať. Napríklad pri výbere dodávateľa kancelárskeho papiera je zvyčajne jednoduché osloviť niekoľko potenciálnych dodávateľov, nechať si zaslať ponuky a rozhodnúť sa pre tú najvýhodnejšiu.
Výberové konanie dokonale funguje, ak ide o výrobky, ktoré možno prirovnať ku komoditám. Kancelársky papier má určite určitú gramáž, štandardizovanú veľkosť alebo mierne odlišnú štruktúru, ale v podstate nie je možné rozlíšiť dva výrobky od rôznych dodávateľov.
Výber kancelárskeho papiera pravdepodobne neovplyvní spôsob prezentácie vašej spoločnosti na niekoľko rokov, nebude zasahovať do interných procesov (od prijímania objednávok až po vedenie účtovníctva) a keď vám dôjde, môžete sa ľahko rozhodnúť pre iného dodávateľa. Pri výbere preto porovnávame len niekoľko parametrov, ktorým rozumieme a ktoré dôverne poznáme.
V našom odvetví webových stránok, mobilných a webových aplikácií je situácia úplne iná. Najmä preto, že väčšina klientov sa v danej problematike nevyzná, a preto nedokáže logicky pochopiť všetky súvislosti a dôsledky riešenia (čo nie je zlé, každý sa špecializujeme na niečo iné). V takomto výberovom procese, a najmä preto, že neoddeliteľnou súčasťou takmer každého vývojového riešenia je grafický dizajn, sa riadi pravidlami UX založenými na psychológii, ktorá je do istej miery subjektívna.
Neexistuje jedna technológia na dosiahnutie cieľa, je ich niekoľko a každá má svoje špecifiká a nadväznosti. Na rozdiel od kancelárskeho papiera sme, samozrejme, z hľadiska rizika na úplne inom mieste, pretože riskujeme stratu oveľa väčšej investície. V našom odvetví platí, že čím lacnejšie nakúpim (vytvorím riešenie), tým viac ušetrím a tým drahšie predám (dosiahnem väčší predaj a zisk) – keďže riešenie je často ľahko dostupné celosvetovo, môže sa ľahko stať, že riešenie zarobí mnohonásobne viac, keď doň investujete.
1. Ujasnite si, čo vlastne od riešenia očakávate na základe dlhodobého plánovania, vízie a poslania spoločnosti.
2. Identifikujte ľudí, ktorí majú možnosť ovplyvniť toto rozhodnutie, a nastavte systém
Najväčší zmysel môže mať napríklad to, že každý člen tejto komisie zostaví vlastnú analýzu SWOT navrhovaného dodávateľa a jeho ponuky a potom im pridelí hodnotenie od 1 (najhoršie) do 10 (najlepšie). Manažér by mal mať právo veta a mal by byť jedinou osobou, ktorá preberá plnú zodpovednosť za toto rozhodnutie. Ohodnoťte referencie, úroveň komunikácie, cenu a svoj celkový pocit zo spolupráce – sympatickosť.
3. Zostavte čo najpresnejšie zadanie
Väčšina zákazníkov nemá predstavu o tom, čo je pre nich najlepšie, nemá zmysel vytvárať zadanie v podobe komplexnej analýzy a vlastného návrhu štruktúry riešenia – napr. jednotlivé podstránky a popis toho, čo by na nich malo byť.
To je úlohou dodávateľa, aby na základe analýzy a skúseností odporučil najlepšiu štruktúru. Zamerajte sa na to, čo od riešenia očakávate, čo by malo priniesť zákazníkom, aké sú vaše požiadavky na správu a servis, aké investície do riešenia očakávate – minimálnu, optimálnu a maximálnu investíciu, pokúste sa to podporiť predikciou návratnosti.
4. Vyžiadanie cenových ponúk
Najlepšiu predstavu o dodávateľovi získate na základe odhadovaného počtu hodín na jednotlivé úlohy spojené s projektom (alebo osobodní) a ceny za tieto hodiny.
Ponuky potom môžete navzájom porovnať. Ak sa ponuka výrazne líši v počte hodín na tú istú úlohu, nechajte si túto úlohu podrobne vysvetliť – pre rôznych dodávateľov môže jedna úloha, napríklad vytvorenie komunikačnej stratégie, znamenať niečo úplne iné ako pre iného.
Cenové rozpätie, dajte si pozor, ak vám niekto ponúka netransparentnú limitovanú sumu. Vždy na tom bude trpieť buď jedna, alebo druhá strana.
5. V prípade, že požadujete konkrétnu vzorku, ponúknite poplatok za náčrt
Z prijatých ponúk vyberte tie, ktoré ste vybrali ako najlepšie podľa predchádzajúceho kľúča. Ak sa nemôžete rozhodnúť pre jedného konkrétneho dodávateľa a môžete si to dovoliť, ponúknite výmenu náčrtov vybranému počtu uchádzačov …. Typické poplatky za skicovné sa pohybujú v nižších desiatkach tisíc korún.
Výberové konanie a najčastejšie chyby
1. Rozhodnutie je založené len na cene a ignoruje všetky ostatné skutočnosti.
Je to ako keby ste pri výbere nového domu brali do úvahy len cenu, a nie jeho výhody pre vás a vašu rodinu. Je logické, že cena bytu v centre mesta a v problémovej štvrti bude úplne iná. Že menší byt bude lacnejší, ale do 1-izbového bytu nezmestíte celú rodinu a nakoniec sa dostanete k riešeniu, ktoré vlastne vôbec nerieši vaše skutočné potreby, a navyše stratíte peniaze realizáciou nevhodného riešenia.
Najabsurdnejšie na developerských tendroch je, že niektorí obstarávatelia vnímajú riešenie ako tovar, za ktorý existuje identická náhrada. Každé riešenie má stovky vlastností, ktoré majú vplyv na budúcnosť. Nie je možné porovnávať dve riešenia len na základe jedného parametra, je to de facto neznalosť.
2. Verejné obstarávanie je založené na tom, že verejný obstarávateľ požaduje od potenciálnych dodávateľov, aby vopred predložili dôkaz o tom, že
Takéto zadanie má zvyčajne podobu – pripravte vzorovú domovskú stránku a detail produktu. Profesionálny prístup k príprave takejto ukážky si vyžaduje dokonalú znalosť podnikania zákazníka, štúdie o tom, ako zákazníci komunikujú s webovou stránkou, a výrazné ponorenie sa do značky zákazníka. Vzhľadom na to, aké riskantné je zadanie bez nároku na honorár, výsledkom bude prvoplánové riešenie bez reálnej hodnoty, ktoré sa však bude brať ako základ pre vytvorenie riešenia (ak dodávateľ vyhrá), ktoré logicky musí od začiatku vychádzať z úplne nesprávnych predpokladov. Výsledkom je, že objednávateľ aj zhotoviteľ sa chytia zle koncipovaného riešenia, ktoré logicky nemôže odrážať potreby objednávateľa, a na ňom postavia zvyšok.
Zároveň táto podmienka de facto priláka len dva typy žiadateľov.
1. Dodávateľov, ktorí sú veľkí a môžu si dovoliť riskovať, čo sa potom prejaví v tom, ako s vami budú komunikovať, budete pre nich len ďalšou zákazkou.
2. dodávateľov, ktorí začínajú a zúfalo potrebujú dobré referencie na svoje náklady. Budete teda prichádzať o strednú vrstvu – spoločnosti, ktoré sa nemusia vyhovárať, odvádzajú dobrú prácu a záleží im na osobnom vzťahu so zákazníkmi, ktoré získavajú zákazníkov najmä prostredníctvom referencií.
3. Rozhodnutie je založené výlučne na veľkosti a povesti dodávateľa
